[pyar] To PyDay or not to PyDay (Era Re: Para los organizadores de PyDay anteriores)

[Mariano Reingart]

2013/4/11 Ezequiel Garcia <elezegarcia en gmail.com>:
> 2013/4/11 Facundo Batista <facundobatista en gmail.com>:
>> 2013/4/10 Ezequiel Garcia <elezegarcia en gmail.com>:
>>
>>> Luego, empecé a ver que una PyDay "típica" se piensa para 200-300
>>> personas y me di
>>> cuenta que tenía que trabajar con más energías de las que le pensé
>>> asignar originalmente. Y bueno, en eso estoy.
>>
>> ¿De dónde sacaste esos números? Esos son asistentes más para una PyCon
>> que para un PyDay.
>>
>
> Del sitio de PyDay Rafaela. La bio
> de J. B. Cabral dice:
>
> "[...] ha organizado el PyDay Córdoba 2011, con más de 370
> participantes inscriptos."
>
> Admito que es una fuente un poco pedorra.
> A grandes rasgos me dio la "sensación" de que un PyDay era más grande
> que 50 personas.

Podes ver las estadísticas de eventos anteriores (calcula entre un 40%
y 60% de asistencia generalmente pero puede variar)

Córdoba 2012: 399 inscripciones
https://pydaycba.appspot.com/attendees

Córdoba 2011: 370 inscripciones
http://www.pyday.com.ar/cordoba2011/stats/attendees

Gonzalez Catan 2012: 161 inscripciones
http://www.pyday.com.ar/catan2011/stats/attendees

Buenos Aires 2010: 156 inscripciones
http://www.pyday.com.ar/buenosaires2010/stats/attendees

Luján 2012: 129 inscripciones
http://www.pyday.com.ar/lujan2012/stats/attendees

Rafaela 2010: 112 inscripciones
http://www.pyday.com.ar/rafaela2010/default/attendees

Rafaela 2012: 80 inscripciones
http://www.pyday.com.ar/rafaela2012/stats/attendees

San Luis 2011: 79 inscripciones
http://www.pyday.com.ar/sanluis2011/stats/attendees

Hubo otros en Santa Fé y Córdoba pero no tengo el link, perdón si me
olvidé algún otro.

Ahi podes ver también los sponsors previos, cantidad de charlas, etc.
En general fueron eventos chicos con un track de charlas, un aula (a
lo sumo dos), y algún que otro taller.

>> Un PyDay "con buen público" es entre 50 y 100 personas... más de 100
>> ya es un poquitito grande. Y si  van 30 también está bien.
>>
>>
>
> Genial!

+ de 100 es complicado (nos paso en Bs As que tuvimos que desdoblar
las charlas en dos salones si no recuerdo mal).
Depende mucho del lugar (no es lo mismo un auditorio de una
universidad que una sala más pequeña en un instituto o similar).
Igualmente tené en cuenta que no todos van todo el día (y muchos
directamente no asistirán), por lo que las inscripciones tendrían que
superar x 2 la capacidad del aula para empezar a preocuparte
("generalmente", puede fallar, según como esté el clima ese día, época
de finales, si es principio o fin de mes, etc.)

>>> Desde luego, todo esto fue planteado en su momento con la gente de PyCon Rosario
>>> y estuvimos todos de acuerdo en hacer la PyDay para potenciar la PyCon.
>>
>> Es interesante esto que decís, porque el 80% de las razones por el NO
>> son que afecta a PyCon... pero si los organizadores de PyCon les
>> parece que está bueno el PyDay, es un voto importante.
>>
>>
>>> Quizás lo mejor sea volver a mi idea original y no decir "PyDay" sino
>>> "pico-PyDay".
>>> ¿Qué es esta pico-PyDay? Es un evento pequeño, que podemos organizar un grupo
>>> pequeño de personas (1 o 2) y que tiene muy pequeños gastos y modestas
>>> expectativas.
>>
>> Eso es un PyDay.
>>
>>
>
> Genial!
>
>>> Desde el vamos los lugares que estoy buscando son para 50-80 personas (por eso
>>> son gratis). Y como lo organizamos desde el centro de estudiantes +
>>> facultad, tenemos algunas
>>> cosas como proyector y demás infraestructura y la folletería.
>>
>> Eso es un PyDay.
>>
>>
>
> Genial!
>
>>> Además, el destinatario principal es la gente de Rosario, con el
>>> hincapié en los estudiantes.
>>
>> Eso es un PyDay.
>>
>>
>
> Genial!
>
>>> Con esto en mente, no me tengo que preocupar realmente por que vengan demasiadas
>>> personas, sino que me conformaría con que puedan asistir todos la
>>> gente de Rosario
>>> que anda más o menos metida en el tema o con ganas de meterse.
>>> Tampoco me tengo que preocupar porque se pidan días en el laburo los que viajen.
>>> Y cómo el presupuesto lo hacemos tender a cero, podemos descartar el tema
>>> de los sponsor y de esa manera dejarlos todos para la PyCon.
>>
>> Casi. Una moneda para hacer folletos y esas cosas necesitás.
>>
>
> Cómo esto surge del centro de estudiantes, como actividad
> del centro de estudiantes, la folletería viene incluída.
>
> Quizás para hacer un par banners a color, podríamos
> gastar unos pesos.

Podes hacer un bono contribución para pagar ese tipo de gastos (una
"vaquita"), y podrías pedir a PyConAr que los esponsoree (el año
pasado se hizo con los PyDays de Rafaela y Córdoba, no se como vendrán
este año).

Te comento que, en mi experiencia ("organizé" 2 pgdays y 2 pydays de
manera directa), practicamente no necesitas plata para este tipo de
eventos.
Obviamente, por ese motivo, en general tampoco se pueden otorgar
becas, ni ayuda financiera a los disertantes que viajen desde lejos,
ni cubrir otros servicios (publicidad, filmación  etc., y cuidado con
la limpieza y esas cosas, hemos tenido sorpresas más de una vez...).
La universidad/instituto suele encargarse de la folletería, algunos
esponsors pueden colaborar con el merchandizing, remeras, etc,
Si querés hacer credenciales, hay unas baratas que salen $1 c/u (ya
vienen con broche y todo), o también podés hacer un cartoncito con el
nombre de cada participante a mano con fibrón.
Gastarás unos cientos de pesos en temas menores, inclusos está la
bandera y banners dando vueltas para que puedan ahorrar ese tipo de
costos.

Dependiendo de las posibilidades se acostumbra a ofrecer algún
refrigerio para los intervalos (café, gaseosas, galletitas, etc.) para
que la gente no se disperse, y en algunas  ocasiones se contempló el
almuerzo o cena (no hace falta que lo cubra la organización, si no me
equivoco la última vez en lujan cada uno se pagó su consumición
durante el día, pero ayudó que estuviera organizado y cerca).

>> Con respecto a la "canibalización" de sponsors, ojo que para el PyDay
>> vas a pedir tipo $300 y para el PyCon se pide tipo $3000. Entonces,
>> son otros los sponsors.
>>
>> Por ejemplo, un sponsor del PyDay puede ser una imprenta con la que
>> directamente hagas canje: la imprenta figura en todos lados, y a vos
>> te hace toda la papelería.
>>
>> Claro, esto tiene sentido sólo en un evento muy local. Y eso es un PyDay ;)
>>

Hagan un combo 2x1 ;-)

> Muy buenas puntas! :-)
>
> Esto pasa por hacerme cargo de un evento sin tener
> tanta idea... :S

Aca tenés una guia que acepta modificaciones...

http://python.org.ar/pyar/PyDay

(copiada y adaptada de la wiki postgresql)

Sds

Mariano Reingart
http://www.sistemasagiles.com.ar
http://reingart.blogspot.com